Настройки согласования
Функционал находится в разделе меню "ЛК Сотрудника", содержащий 4 пункта:
Исполнители ролей
Предметы согласований
Роли адресации
Состояния исполнителей ролей
Исполнители ролей
Это специально созданный регистр сведений для управления настройками согласующих лиц по различным ролям.
Исполнителей (согласующих) можно настраивать относительно сотрудника, подразделения или организации.
При этом приоритетнее будет та запись, которая ниже по охвату.
Например, Сотрудник Иванов работает в подразделении Бухгалтерия организации Ромашка. В регистре указано, что руководитель для Ромашки - Петров, а для подразделения - Сидоров. При согласовании по роли "руководитель" для Иванова будет выбираться Сидоров.
Сотрудник Соколов тоже работает в Бухгалтерии Ромашки, но для него есть отдельная запись по сотруднику, его руководитель — Васильев, и при формировании писем на руководителя Соколова будет выбираться Васильев.
Поле "Приоритет" предназначено для механизма замещения. По умолчанию устанавливается пустой приоритет. Он же "0", нулевой. Таким согласующим будут уходить оповещения в первую очередь. Можно назначить любое количество исполнителей по одной и той же роли с разным приоритетом, при этом в первую очередь письма на согласование будут уходить нулевому приоритету, если он в нерабочем статусе — первому, и так далее.
Предметы согласований
Это справочник для настройки предметов согласований. В классических случаях предмет = тип заявки. Но механизм отборов довольно гибкий и позволяет настраивать предметы иначе: более обобщенно (например один предмет для всех справок) или наоборот более детально (например все отпуска с 2022 года).
В базовом виде в справочнике существует по одному предмету для каждого типа заявок, требующего согласования.
Наименование: текст, по которому понятно, что является предметом согласования
Идентификатор объекта: Заявки (ЛКС) (Справочник) - в текущем контексте должно быть заполнено так.
Условие использования: собственно, отбор. Список отбора можно менять и дополнять. Используется СКД. Если возникают сложности - лучше обратиться к команде разработки.
ВАЖНО! Был добавлен универсальный механизм по определению предмета согласования по определенному виду заявки. В поле "Условие использования" необходимо выбрать "Все печатные формы".
Это было доработано в рамках автозаполнения базы при новом подключении расширения ЛКС. Предметы согласования для заявок будут создаваться автоматически при автозаполнении.
ВАЖНО! Добавлять новый вид "Предмет согласования" при добавлении нового типа заявки не нужно.
Добавление исключений в предмет согласования
ВАЖНО! При добавлении нового предмета согласования , по определенному типу заявки , необходимо вручную добавить исключение данного вида заявки из общего предмета согласования:
Согласование заявок (инициатор = руководитель);
Согласование заявок (инициатор = сотрудник)
Например, в общем предмете согласования "Согласование заявок (инициатор = сотрудник)" заявка "Льгота на отдых и путешествие" добавлена в исключение, так как по ней создан индивидуальный предмет согласования.
Определение листа согласования
Здесь следует указать список ролей, исполнители которых должны согласовывать заявки по предмету.
Не ждать предыдущих согласующих - письма по этой строке (очереди) будут разосланы вместе с письмами по предыдущей строке (очереди)
Ждать каждого исполнителя - переход к следующей очереди не состоится, пока заявку не согласуют все исполнители по роли с текущим приоритетом
Пример настройки "Если согласовал любой руководитель, тогда заявку считать согласованной"
Пример настройки "После согласования всеми руководителями письмо направится гендиректору, и когда он согласует — заявку считать согласованной"
Пропускать, если нет исполнителя - если установлен флаг, то при наличии нескольких ролей адресации в предмете согласования, маршрут согласования по выбранным заявкам перейдёт автоматически в статус "Завершён", если в РС "Исполнители ролей" отсутствует согласующий.
Пользователи для уведомления
Простая таблица соответствия - при каком событии по заявке какая роль или какое конкретное физическое лицо уведомляется.
Шаблоны сообщений
Простая таблица соответствия - при каком событии сообщение по какому шаблону и с каким видом сформируется. Доступно разделение русских и английских шаблонов в рамках одной строки
Роли адресации
Просто иерархический справочник, можно создавать любые роли, чтобы потом использовать их в настройках уведомлений, привязывать к ним сотрудников, кто для кого какую роль выполняет.
Состояния исполнителей ролей
Это специальный управленческий регистр для механизма согласования.
Здесь, никак не влияя на основной учет, можно указывать состояния сотрудников для механизма согласования.
Например, у руководителя Сороки Петра по учету сейчас отпуск, но по факту он готов согласовывать заявки. Можно добавить в регистр запись с фактическим состоянием Петра - работа, и механизм согласования будет игнорировать учетные данные ЗУПа, пока действие записи не закончится (на примере ниже - до конца 14 октября 2021 года)
Важно. Дату начала и окончания заполнять обязательно.
Описание механизма согласования
Пользователь создает заявку
Выявляется необходимость согласования
Проверяется, подходит ли заявка под какой-либо предмет согласования (чаще всего проверяется только тип, но могут быть настроены и другие условия)
Если есть необходимость, анализируется, кто должен согласовывать
Сначала происходит анализ листа согласования по предмету, определяются настройки первой очереди
Определяется роль первой очереди
Определяются исполнители роли в отношении сотрудника - инициатора заявки
Проверяется статус исполнителей
Если исполнители в нерабочем статусе, проверяются статусы заместителей, пока не определятся нужные сотрудники в рабочем статусе или пока не закончатся записи по приоритетам по роли
Если сотрудники найдены- им рассылаются письма на согласование
После согласования первой очереди, рассылаются письма по второй и т.д., пока таблица согласования не закончится
У согласующего есть несколько способов согласовать или отклонить заявку
Письмо
Шаблоны настраиваются, при необходимости
Само приложение, раздел "Заявки сотрудников")
Оповещение сотрудника о согласовании/отклонении заявки
В зависимости от настроек в "Предмете согласования"
Заявка согласована и доступна в истории заявок
Заявка передаётся в работу кадровикам
Дополнительные настройки и возможности повторного согласования
Есть возможность настройки через сколько дней считать сообщения не новыми. Значение по - умолчанию - 2 (в т.ч., если ничего не заполнено).
В списке заявок есть кнопка "Отправить сообщения по согласованию" и "Создать сообщения по согласованию заявок". Доступна только в статусе "На согласовании". Может применяться сразу к нескольким заявкам. При нажатии открывается форма обработки "Отправка сообщений (ЛКС)" с преднастроенным отбором "Сообщения по согласованию". Отборы недоступны для изменения.
По команде "Зарегистрировать к отправке" будут созданы асинхронные действия для отправки сообщений. И примерно через минуту сообщения будут отправлены.
Внимание! Пользователи с полыми правами могут открыть обработку через все функции и зарегистрировать к отправке произвольные сообщения.
Внимание! Если есть внешний согласующий (физлицо, не принятый на работу, но в статусе Работа по регистру "Состояния исполнителей ролей") то он не игнорируется при выключенной настройке "Не проверять увольнение согласующих". Т.е. наличие записи в регистре является приоритетом.
Внимание! Если сотрудник является исполнителем нужной роли (даже если не с минимальным приоритетом), то он может согласовать заявку в том момент, когда основной согласующий (с минимальным приоритетом) не отсутствует.
У физлица 2 руководителя с разным приоритетом:
Руководитель с минимальным приоритетом на момент отправки заявки в отпуске:
Соответственно письмо отправляется второму исполнителю.
Но этот исполнитель согласовывает заявку в тот момент, когда основной уже вышел из отпуска. Второй исполнитель согласовывает заявку без ошибки о том, что не является исполнителем по заявке.
Как для кадрового специалиста настроить доступность создания сообщений по согласованию (для повторного согласования)?
Для настройки необходимо:
Перейти в ЛК Сотрудника
Открыть "Настройки приложения"
Нажать на "Настройки согласования" во вкладке "Общие"
Поставить галочку "Кадровику доступно создание сообщений по согласованию"
Нажать на "Применить и закрыть"
Если установлена галочка, то кадровику доступна кнопка "Создать сообщения по согласованию заявок":
Если все исполнители отсутствуют, при создании заявки, создается задача на согласование с пустым исполнителем и регистрируется РЗП по ошибке. Когда один из исполнителей возвращается, и при этом кадровик создает "Сообщения по согласованию заявок", отправляются повторные письма на согласование.
Last updated
