Работа с соглашениями
Ознакомление сотрудника с внутренними документами компании (ЛНА, приказы, распоряжения, политики)
В данной заметке содержится информация о необходимых действиях со стороны технического специалиста и специалиста отдела персонала.
Действия пользователей (сотрудников) описаны в Инструкции для пользователей.
Соглашение - условное название любого внутреннего документа. Сотрудник видит полное название документа.
Как включить
ЛК Сотрудника > Настройки приложения ЛКС > Соглашения > Установить флаг "Использовать соглашения" > "Записать"
Где найти
Когда функционал включен, в разделе меню "ЛК Сотрудника" появляется подсистема "Соглашения" с двумя разделами:
Соглашения — справочник соглашений с их версиями, настройками, доступом к истории ознакомления
Работа с соглашениями — Обработка, предназначенная для отправки соглашений на ознакомление, а также для отмены доступности отправленных соглашений в ЛКС
Список соглашений
Справочник "Соглашения" содержит записи о всех соглашениях, когда-либо созданных и не удаленных.
Справочник не иерархический — в нём отсутствуют группы, представлен только список элементов.
В списке отображается наименование соглашения и признак действия: флаг есть — соглашение действует, флага нет — не действует.
Взаимодействие с формой стандартное.
Создать соглашение
В открывшейся форме
В поле "Наименование" нужно ввести наименование будущего соглашения. В таком виде оно будет отображаться в списке соглашений, а так же в рассылке и в ЛК сотрудника.
Нажать "Записать".
После записи откроется закладка "Версии", в табличную часть нужно добавить первую версию файла. Для этого нужно нажать кнопку "Добавить".
В открывшемся окне менеджера файлов выделить нужный файл и нажать "Открыть".
После добавления файла в табличной части "Версии" появится строка, соответствующая добавленному файлу.
Автоматическое ознакомление
Если для соглашения предусмотрено автоматическое ознакомление для новых сотрудников, нужно установить соответствующий флажок "Использовать автоматическое ознакомление":
и выбрать способ ознакомления из выпадающего списка:
Сразу после этого станет доступна закладка "Условия автоматического ознакомления". Если её не заполнять и из выпадающего списка выбрать "Выполнить ознакомление \ подписание", все новые сотрудники автоматически будут считаться ознакомленными с этим соглашением сразу после приема на работу датой приёма на работу.
Если выбрать "Отправлять на ознакомление \ подписание", то при приеме на работу сотруднику в ЛКС отправятся соглашения на ознакомление и на почту отправится письмо о необходимости ознакомления. Если необходимо включить отборы, нужно заполнить условия на закладке "Условия автоматического ознакомления", условия накладываются друг на друга по принципу "И". Например, чтобы включить автоознакомление для новых Экспертов и Инженеров любых подразделений в ООО "Ромашка", отбор будет выглядеть как на рисунке
Версии соглашения
Если необходимо добавить новую версию файла, на закладке "Версии" нужно нажать "Добавить".
Далее, по аналогии с действиями для нового соглашения, нужно добавить файл.
По умолчанию дата начала действия новой версии соглашения - с завтрашнего дня. При необходимости её можно изменить на удобную.
Далее необходимо нажать "Записать".
Информация о соглашении
Доступность соглашений
Регистр сведений отражает сотрудников, для которых доступно текущее соглашение в ЛКС, какая версия была отправлена на ознакомление и в какой момент.
Ознакомления с соглашениями
Регистр сведений отражает сотрудников, которые ознакомились с текущим соглашением через ЛКС, с какой именно версией и в какой момент
Ответственные за соглашения
Регистр сведений содержит информацию о том, исполнители каких ролей являются ответственными за текущее соглашение.
Только исполнители данных ролей могут добавлять версии к соглашению.
Уведомления о соглашениях
Регистр сведений содержит информацию о том, какие сотрудники получили уведомление о доступности текущего соглашения для ознакомления, в какое время и какую версию.
Работа с соглашениями
Обработка предназначена для отправки соглашений на ознакомление некоторым или всем сотрудникам, а также для отмены доступности соглашений.
Отборы
Чтобы заполнить табличную часть, которая содержит информацию о том, по каким соглашениям и для каких сотрудников будет проводится действие, нужно в соответствующих полях установить отборы.
Отборы применяются по типу сравнения "И", то есть при выборе двух и более условий, будут отобраны только те сотрудники и соглашения, которые проходят сразу по всем условиям.
Например, отбор для отправки Бажовой Светлане соглашений 1 и 13 отбор будет выглядеть так:
После того, как отборы заполнены, нужно нажать кнопку "Заполнить" для обновления табличной части
Отправка на ознакомление
Система отобразит предупреждение. Нужно ознакомиться с ним и, если отправка по-прежнему актуальна, нажать кнопку "Да"
Уведомления будут отправлены, соглашения станут доступны в ЛКС, а в столбце "Дата уведомления" в табличной части обработки появится текущая дата.
Отмена доступности
Ознакомиться с предупреждением, подтвердить.
Из поля "Дата уведомления" пропадет дата, а сотрудник больше не увидит соглашение в своем личном кабинете.
Оповещение о соглашении
При отправке соглашения на ознакомление, сотрудникам отправляются письма с информацией о том, какие соглашения стали доступны. Вид письма сотрудника:
Макет письма доступен для изменения, для этого в разделе ЛКС есть меню "Шаблоны сообщений". Для этого нужно создать новый элемент справочника "Шаблоны сообщений" с назначением "Уведомление о соглашениях". Для отображения списка соглашений добавлен специальный параметр "Список соглашений" который добавляется в письмо двойным кликом.
Чтобы новый шаблон начал применяться, его нужно установить в качестве основного в настройках приложения ЛКС:
Пример письма с кастомным шаблоном:
Ограничения
Если у сотрудника не заполнена электронная почта, при попытке отправки соглашения на ознакомления, система выдаст сообщение: "Не удалось отправить уведомления получателю ФИО по причине Сообщение не может быть отправлено сразу, т.к необходимо ввести адрес электронной почты."
Файл должен быть в формате PDF.
Размер файла не должен превышать 2 мегабайта.
Last updated
