Работа с соглашениями
PreviousАвторизация по номеру телефонаNextНастройки по обеспечению быстродействия ЛКС при больших объемах данных по исполнителям ролей
Last updated
Ознакомление сотрудника с внутренними документами компании (ЛНА, приказы, распоряжения, политики)
В данной заметке содержится информация о необходимых действиях со стороны технического специалиста и специалиста отдела персонала.
Действия пользователей (сотрудников) описаны в.
Соглашение - условное название любого внутреннего документа. Сотрудник видит полное название документа.
ЛК Сотрудника > Настройки приложения ЛКС > Соглашения > Установить флаг "Использовать соглашения" > "Записать"
Когда функционал включен, в разделе меню "ЛК Сотрудника" появляется подсистема "Соглашения" с двумя разделами:
Соглашения — справочник соглашений с их версиями, настройками, доступом к истории ознакомления
Работа с соглашениями — Обработка, предназначенная для отправки соглашений на ознакомление, а также для отмены доступности отправленных соглашений в ЛКС
Справочник "Соглашения" содержит записи о всех соглашениях, когда-либо созданных и не удаленных.
Справочник не иерархический — в нём отсутствуют группы, представлен только список элементов.
В списке отображается наименование соглашения и признак действия: флаг есть — соглашение действует, флага нет — не действует.
Взаимодействие с формой стандартное.
В открывшейся форме
В поле "Наименование" нужно ввести наименование будущего соглашения. В таком виде оно будет отображаться в списке соглашений, а так же в рассылке и в ЛК сотрудника.
Нажать "Записать".
После записи откроется закладка "Версии", в табличную часть нужно добавить первую версию файла. Для этого нужно нажать кнопку "Добавить".
В открывшемся окне менеджера файлов выделить нужный файл и нажать "Открыть".
После добавления файла в табличной части "Версии" появится строка, соответствующая добавленному файлу.
Если для соглашения предусмотрено автоматическое ознакомление для новых сотрудников, нужно установить соответствующий флажок "Использовать автоматическое ознакомление":
и выбрать способ ознакомления из выпадающего списка:
Сразу после этого станет доступна закладка "Условия автоматического ознакомления". Если её не заполнять и из выпадающего списка выбрать "Выполнить ознакомление \ подписание", все новые сотрудники автоматически будут считаться ознакомленными с этим соглашением сразу после приема на работу датой приёма на работу.
Если выбрать "Отправлять на ознакомление \ подписание", то при приеме на работу сотруднику в ЛКС отправятся соглашения на ознакомление и на почту отправится письмо о необходимости ознакомления. Если необходимо включить отборы, нужно заполнить условия на закладке "Условия автоматического ознакомления", условия накладываются друг на друга по принципу "И". Например, чтобы включить автоознакомление для новых Экспертов и Инженеров любых подразделений в ООО "Ромашка", отбор будет выглядеть как на рисунке
Если необходимо добавить новую версию файла, на закладке "Версии" нужно нажать "Добавить".
Далее, по аналогии с действиями для нового соглашения, нужно добавить файл.
По умолчанию дата начала действия новой версии соглашения - с завтрашнего дня. При необходимости её можно изменить на удобную.
Далее необходимо нажать "Записать".
Регистр сведений отражает сотрудников, для которых доступно текущее соглашение в ЛКС, какая версия была отправлена на ознакомление и в какой момент.
Регистр сведений отражает сотрудников, которые ознакомились с текущим соглашением через ЛКС, с какой именно версией и в какой момент
Регистр сведений содержит информацию о том, исполнители каких ролей являются ответственными за текущее соглашение.
Только исполнители данных ролей могут добавлять версии к соглашению.
Регистр сведений содержит информацию о том, какие сотрудники получили уведомление о доступности текущего соглашения для ознакомления, в какое время и какую версию.
Обработка предназначена для отправки соглашений на ознакомление некоторым или всем сотрудникам, а также для отмены доступности соглашений.
Чтобы заполнить табличную часть, которая содержит информацию о том, по каким соглашениям и для каких сотрудников будет проводится действие, нужно в соответствующих полях установить отборы.
Отборы применяются по типу сравнения "И", то есть при выборе двух и более условий, будут отобраны только те сотрудники и соглашения, которые проходят сразу по всем условиям.
Например, отбор для отправки Бажовой Светлане соглашений 1 и 13 отбор будет выглядеть так:
После того, как отборы заполнены, нужно нажать кнопку "Заполнить" для обновления табличной части
Система отобразит предупреждение. Нужно ознакомиться с ним и, если отправка по-прежнему актуальна, нажать кнопку "Да"
Уведомления будут отправлены, соглашения станут доступны в ЛКС, а в столбце "Дата уведомления" в табличной части обработки появится текущая дата.
Ознакомиться с предупреждением, подтвердить.
Из поля "Дата уведомления" пропадет дата, а сотрудник больше не увидит соглашение в своем личном кабинете.
При отправке соглашения на ознакомление, сотрудникам отправляются письма с информацией о том, какие соглашения стали доступны. Вид письма сотрудника:
Макет письма доступен для изменения, для этого в разделе ЛКС есть меню "Шаблоны сообщений". Для этого нужно создать новый элемент справочника "Шаблоны сообщений" с назначением "Уведомление о соглашениях". Для отображения списка соглашений добавлен специальный параметр "Список соглашений" который добавляется в письмо двойным кликом.
Чтобы новый шаблон начал применяться, его нужно установить в качестве основного в настройках приложения ЛКС:
Пример письма с кастомным шаблоном:
Если у сотрудника не заполнена электронная почта, при попытке отправки соглашения на ознакомления, система выдаст сообщение: "Не удалось отправить уведомления получателю ФИО по причине Сообщение не может быть отправлено сразу, т.к необходимо ввести адрес электронной почты."
Файл должен быть в формате PDF.
Размер файла не должен превышать 2 мегабайта.
Чтобы открыть форму создания нового соглашения нужно нажать на соответствующую кнопку на форме списка справочника: , или кнопку Ins.
Также доступно копирование выделенного элемента кнопкой F9 или .
Установить признак действия. Включить переключатель, если соглашение должно быть доступно сразу
Далее необходимо установить флажки напротив тех соглашений, которые необходимо отправить. Это удобно делать кнопками , если отбор покрывает все условия.
Когда флажки напротив необходимых соглашений установлены, лишние флажки сняты, нужно нажать на кнопку
Если нужно отменить доступность соглашения, необходимо установить соответствующий отбор, заново заполнить таблицу, установить флажки напротив тех соглашений, которые необходимо отозвать, и нажать .
