Перейти к основному содержимому

Работа с соглашениями

Ознакомление сотрудника с внутренними документами компании (ЛНА, приказы, распоряжения, политики)

В данной заметке содержится информация о необходимых действиях со стороны технического специалиста и специалиста отдела персонала.

Действия пользователей (сотрудников) описаны в Инструкции для пользователей.

Соглашение - условное название любого внутреннего документа. Сотрудник видит полное название документа.

Как включить ​

ЛК Сотрудника > Настройки приложения ЛКС > Соглашения > Установить флаг "Использовать соглашения" > "Записать"

Где найти ​

Когда функционал включен, в разделе меню "ЛК Сотрудника" появляется подсистема "Соглашения" с двумя разделами:

  • Соглашения — справочник соглашений с их версиями, настройками, доступом к истории ознакомления
  • Работа с соглашениями — Обработка, предназначенная для отправки соглашений на ознакомление, а также для отмены доступности отправленных соглашений в ЛКС

Список соглашений ​

Справочник "Соглашения" содержит записи о всех соглашениях, когда-либо созданных и не удаленных.

Справочник не иерархический — в нём отсутствуют группы, представлен только список элементов.

В списке отображается наименование соглашения и признак действия: флаг есть — соглашение действует, флага нет — не действует.

Взаимодействие с формой стандартное.

Создать соглашение ​

Чтобы открыть форму создания нового соглашения нужно нажать на соответствующую кнопку на форме списка справочника: , или кнопку Ins.

Также доступно копирование выделенного элемента кнопкой F9 или .

В открывшейся форме

  • В поле "Наименование" нужно ввести наименование будущего соглашения. В таком виде оно будет отображаться в списке соглашений, а так же в рассылке и в ЛК сотрудника.
  • Установить признак действия. Включить переключатель, если соглашение должно быть доступно сразу
  • Нажать "Записать".
  • После записи откроется закладка "Версии", в табличную часть нужно добавить первую версию файла. Для этого нужно нажать кнопку "Добавить".
  • В открывшемся окне менеджера файлов выделить нужный файл и нажать "Открыть".

  • После добавления файла в табличной части "Версии" появится строка, соответствующая добавленному файлу.

Автоматическое ознакомление ​

Если для соглашения предусмотрено автоматическое ознакомление для новых сотрудников, нужно установить соответствующий флажок "Использовать автоматическое ознакомление":

и выбрать способ ознакомления из выпадающего списка:

Сразу после этого станет доступна закладка "Условия автоматического ознакомления". Если её не заполнять и из выпадающего списка выбрать "Выполнить ознакомление \ подписание", все новые сотрудники автоматически будут считаться ознакомленными с этим соглашением сразу после приема на работу датой приёма на работу.

Если выбрать "Отправлять на ознакомление \ подписание", то при приеме на работу сотруднику в ЛКС отправятся соглашения на ознакомление и на почту отправится письмо о необходимости ознакомления.

Если необходимо включить отборы, нужно заполнить условия на закладке "Условия автоматического ознакомления", условия накладываются друг на друга по принципу "И". Например, чтобы включить автоознакомление для новых Экспертов и Инженеров любых подразделений в ООО "Ромашка", отбор будет выглядеть как на рисунке

Версии соглашения ​

Если необходимо добавить новую версию файла, на закладке "Версии" нужно нажать "Добавить".

Далее, по аналогии с действиями для нового соглашения, нужно добавить файл.

По умолчанию дата начала действия новой версии соглашения - с завтрашнего дня. При необходимости её можно изменить на удобную.

Далее необходимо нажать "Записать".

Информация о соглашении ​

Доступность соглашений ​

Регистр сведений отражает сотрудников, для которых доступно текущее соглашение в ЛКС, какая версия была отправлена на ознакомление и в какой момент.

Ознакомления с соглашениями ​

Регистр сведений отражает сотрудников, которые ознакомились с текущим соглашением через ЛКС, с какой именно версией и в какой момент

Ответственные за соглашения ​

Регистр сведений содержит информацию о том, исполнители каких ролей являются ответственными за текущее соглашение.

Только исполнители данных ролей могут добавлять версии к соглашению.

Уведомления о соглашениях ​

Регистр сведений содержит информацию о том, какие сотрудники получили уведомление о доступности текущего соглашения для ознакомления, в какое время и какую версию.

Работа с соглашениями ​

Обработка предназначена для отправки соглашений на ознакомление некоторым или всем сотрудникам, а также для отмены доступности соглашений.

Отборы ​

Чтобы заполнить табличную часть, которая содержит информацию о том, по каким соглашениям и для каких сотрудников будет проводится действие, нужно в соответствующих полях установить отборы.

Отборы применяются по типу сравнения "И", то есть при выборе двух и более условий, будут отобраны только те сотрудники и соглашения, которые проходят сразу по всем условиям.

Например, отбор для отправки Бажовой Светлане соглашений 1 и 13 отбор будет выглядеть так:

После того, как отборы заполнены, нужно нажать кнопку "Заполнить" для обновления табличной части

Далее необходимо установить флажки напротив тех соглашений, которые необходимо отправить. Это удобно делать кнопками , если отбор покрывает все условия.

Отправка на ознакомление ​

Когда флажки напротив необходимых соглашений установлены, лишние флажки сняты, нужно нажать на кнопку

Система отобразит предупреждение. Нужно ознакомиться с ним и, если отправка по-прежнему актуальна, нажать кнопку "Да"

Уведомления будут отправлены, соглашения станут доступны в ЛКС, а в столбце "Дата уведомления" в табличной части обработки появится текущая дата.

Отмена доступности ​

Если нужно отменить доступность соглашения, необходимо установить соответствующий отбор, заново заполнить таблицу, установить флажки напротив тех соглашений, которые необходимо отозвать, и нажать .

Ознакомиться с предупреждением, подтвердить.

Из поля "Дата уведомления" пропадет дата, а сотрудник больше не увидит соглашение в своем личном кабинете.

Оповещение о соглашении ​

При отправке соглашения на ознакомление, сотрудникам отправляются письма с информацией о том, какие соглашения стали доступны.
Вид письма сотрудника:

Макет письма доступен для изменения, для этого в разделе ЛКС есть меню "Шаблоны сообщений".
Для этого нужно создать новый элемент справочника "Шаблоны сообщений" с назначением "Уведомление о соглашениях".
Для отображения списка соглашений добавлен специальный параметр "Список соглашений" который добавляется в письмо двойным кликом.

Чтобы новый шаблон начал применяться, его нужно установить в качестве основного в настройках приложения ЛКС:

Пример письма с кастомным шаблоном:

Ограничения ​

  • Если у сотрудника не заполнена электронная почта, при попытке отправки соглашения на ознакомления, система выдаст сообщение: "Не удалось отправить уведомления получателю ФИО по причине Сообщение не может быть отправлено сразу, т.к необходимо ввести адрес электронной почты."
  • Файл должен быть в формате PDF.
  • Размер файла не должен превышать 2 мегабайта.