Настройка рассылки отпусков по графику сотрудника

Доступ к настройке расписания в рассылке доступен через функционал дополнительных отчетов и обработок или раздел Кадры - Дополнительные обработки - Открыть обработку рассылка уведомлений по графику отпусков.

Общие настройки

Не отправлять на электронную почту. Реквизит позволяет отключить отправку уведомления по email и оставить только формирование печатной формы для подписания.

Вид адреса электронной почты. Выбор доступен из видов контактной информации справочника "Физические лица". В зависимости от выбора, почта для отправки будет заполняться из указанного реквизита. Как ри автоматической рассылке, так и при ручной.

Срок ответа. Параметр не используется, в дальнейших версиях буте удален.

Объединять непрерывные периоды. Флаг позволяет объединять периоды отпусков одного типа, если они идут друг за другом без разрыва.

Объединять разные виды отпусков. Флаг позволяет объединять периоды отпусков разных типов, если они идут друг за другом без разрыва.

Доп реквизит ФИО на английском. Выбор доступен из любых дополнительных реквизитов всех объектов системы. Значение реквизита для сотрудника будет возвращаться в том месте печатной формы, где в её шаблоне указан параметр Сотрудник_Англ

Доп реквизит Должность на английском. Выбор доступен из любых дополнительных реквизитов всех объектов системы. Значение реквизита для сотрудника будет возвращаться в том месте печатной формы, где в её шаблоне указан параметр ДолжностьСотрудника_Англ

Доп реквизит ФИО на английском. Выбор доступен из любых дополнительных реквизитов всех объектов системы. Значение реквизита для сотрудника будет возвращаться в том месте печатной формы, где в её шаблоне указан параметр Сотрудник_Англ

Если введен фактический отпуск. Определяет действие рассылки по созданному документу Отпуск.

Только одна рассылка для каждого периода отпуска. Позволяет не дублировать уведомления при повторных запусках обработки, если уведомление по какому-либо периоду было отправлено, повторной отправки не будет.

Не прикреплять вложения к письму. При установке данного флага печатая форма не будет прикрепляться к уведомлению email.

Использовать объекты ЛКС. Открывает группу настроек использующих объекты ЛКС:

• Отправлять только присоединенным к КЭДО. Рассылка будет выполняться только сотрудникам у которых стоит признак Присоединен к КЭДО в Мониторе подключения сотрудников.
• Создавать печатные формы КЭДО. Позволяет кроме почтовой рассылки отправлять сотруднику печатную форму на подпись.
• Блокировать приложение(ЛКС). При отправке печатной формы сотруднику, его личный кабинет будет заблокирован, пока сотрудник не подпишет печатную форму.
• Выбирать вид печатной формы.

Выбор вида печатной формы уведомления

Настройка того, какой макет уведомления будет сформирован и откуда берутся параметры подписания (маршрут/обязательность/вид ЭП), зависит от флага в обработке:

• «Выбирать вид печатной формы»

Вариант 1. «Выбирать вид печатной формы» = Да

В этом варианте параметры уведомления берутся из выбранного элемента справочника лксВидыПечатныхФорм.

1. В обработке включите:

• «Использовать объекты ЛКС»
• «Создавать печатные формы КЭДО»
• «Выбирать вид печатной формы» = Да

2. В поле «Вид печатной формы» выберите элемент справочника лксВидыПечатныхФорм (например, «Уведомление об отпуске»).
3. В выбранном элементе лксВидыПечатныхФорм настройте:

• Основание: Документ.ГрафикОтпусков
• Виды подписи: укажите допустимый виды подписи
• Маршрут подписания: например, «Подписание (только сотрудник)» (если подписывает только сотрудник)
• Отказ от подписания: отключите (если сценарий должен принуждать к подтверждению/переносу отпуска при блокировке ЛКС)
• Обязательно для подписания (блокирует ЛКС): включите, если в обработке включена блокировка ЛКС Результат: при отправке уведомления обработка использует настройки подписи/маршрута/блокировки из выбранного лксВидыПечатныхФорм.

Вариант 2. «Выбирать вид печатной формы» = Нет

В этом варианте элемент лксВидыПечатныхФорм не выбирается, а параметры задаются в самой обработке, а вид подписи управляется через типовой элемент справочника.

1. В обработке включите:

• «Использовать объекты ЛКС»
• «Создавать печатные формы КЭДО»
• «Выбирать вид печатной формы» = Нет

2. В обработке укажите вручную:

• Маршрут подписания
• Вид кадрового события
• Обязательно для подписания (блокирует ЛКС) (если нужна блокировка)

3. Чтобы настроить вид подписи, откройте справочник лксВидыПечатныхФорм и настройте элемент:

• «Произвольный документ на подпись» → вкладка «Настройки ЭЦП» → «Виды подписи» Результат: при отправке уведомления обработка берёт маршрут/блокировку из своих реквизитов, а допустимые виды подписи — из лксВидыПечатныхФорм → «Произвольный документ на подпись».

warning

Настройка элемента лксВидыПечатныхФорм → «Произвольный документ на подпись» влияет не только на уведомления по графику отпусков, но и на функционал отправки произвольных документов на подпись (см. инструкцию «Документы»).
Изменения в этом элементе будут применяться ко всем новым создаваемым объектам/документам, формируемым через «Произвольный документ на подпись».

Настройка опций подтверждения и переноса отпуска при блокировке приложения (ЛКС)

Если включена опция Блокировать приложение(ЛКС), тогда

• необходимо включить заявку Перенос отпуска (по графику отпусков) (несколькими периодами) (Алиас = leaveChangePeriod)

• необходимо выполнить настройку переноса отпусков perenos-otpuska-nastroika.md

• необходимо включить заявку Отпуск (по графику отпусков) (Алиас = leave-plan)

• выбрать вид печатной формы уведомления о начале отпуска

  

• для выбранного вида печатной формы отключить возможность отказа от подписания:
  

  

После выполнения описанных настроек:

После того как сотрудник подписывает печатную форму уведомления о предстоящем отпуске в личном кабинете (ЛКС), система автоматически перенаправляет его на создание заявки. Отображается модальное окно с возможностью "Подтвердить" или "Перенести" отпуск.

Блокировка ЛКС происходит до тех пор, пока пользователь не создаст заявку на перенос или подтверждение отпуска.

Варианты рассылки уведомлений отпусков по графику сотрудника:

1. Рассылка отпусков в ручном режиме:

1. Для списка сотрудников, у которых отпуска по графику начинаются в том периоде, который выбран на вкладке "Рассылка" - Период. К примеру, если указан период "Следующий месяц", то табличная часть заполняется всеми сотрудниками, у которых по графику отпуск попадает в заданный период.
   1. По кнопке "Выполнить рассылку" выполняется рассылка всем сотрудникам из списка.
   2. По кнопке "Отправить уведомление" табличной части можно отправить уведомления каждому сотруднику.
      

2. Рассылка по заданному расписанию:

Ежедневно за определенное количество дней до начала отпуска, которое указывает в поле "Отправлять за ... дней до отпуска", будет выполнена рассылка с уведомлением об отпуске по графику.

После настройки расписания для сохранения изменений необходимо нажать на кнопку "Сохранить настройки рассылки".

ВАЖНО! Возможно выбрать список дней за сколько дней до отпуска отправляем, если рассылка ежедневная

ВАЖНО! При настройке "Рассылка по заданному расписанию" в разбивке по дням , за сколько необходимо отправлять уведомление, необходимо отключить настройку "Объединять непрерывные периоды", так как с включенной настройкой рассылка будет отправлена только один раз , за большее количество дн.

3. Дополнительные получатели рассылки.

1. На вкладке "Получатели рассылки" можно указать конкретное физическое лицо, которому будет направлен реестр по отпускам сотрудников в зависимости от отбора, который указан в табличной части.
2. Реализована возможность отправки уведомлений по всей компании, подразделению или физическому лицу.
3. После внесения всех необходимых данных обязательно нажать на кнопку "Сохранить настройки рассылки".
   

4. Шаблоны рассылки

Шаблон письма для сотрудника

Заполняется шаблон письма для уведомления сотрудника. Вместо параметров, указанных в квадратных скобках, будут подставлены соответствующие сотруднику значения.

После изменения нудно нажать кнопку "Сохранить настройки рассылки"

По умолчанию шаблон выглядит так:

Шаблон для оповещаемых

Заполняется шаблон письма для уведомления сотрудников, указанных на закладке "Получатели рассылки". Вместо параметров, указанных в квадратных скобках, будут подставлены соответствующие сотруднику значения.

После изменения нудно нажать кнопку "Сохранить настройки рассылки"

По умолчанию шаблон выглядит так:

Шаблоны печатных форм

Переключатель "Шаблоны печатной формы по умолчанию" отвечает за состав файлов, которые будут приложены к письму-уведомлению для сотрудника.

Если переключатель в положении "Да", сотрудник получит только одно вложение - уведомление в стандартной форме:

Если переключатель в положении "Нет", состав файлов-вложений будет определяться на основании табличной части. В нее можно добавлять любое количество WORD-шаблонов. Например, предварительно заполненное заявление на отпуск:

Файл: Заявление на отпуск.docx

Для выполнения автоматической рассылки ОБЯЗАТЕЛЬНО настроить расписание отправки каждый день и время рассылки!

Объединение непрерывных периодов отпуска

Настройка "Объединение непрерывных периодов отпуска" :

• Если настройка включена , то несколько подряд периодов отпусков будут объединены и будет выполнена одна рассылка по объединенным периодам без разбивки.
• Если настройка выключена , то несколько подряд периодов отпусков не будут объединены и рассылка будет выполнена по всем указанным периодам по очереди.

ВАЖНО! Для сохранения изменений необходимо нажать "Сохранить настройки загрузки".

Пример:

Кто из руководителей получит рассылку?

В рассылке есть колонка "Руководитель", где можно увидеть того руководителя кому должны отправиться уведомления.

Настройки рассылки уведомлений по графику отпусков

Доступны настройки рассылки уведомлений по графику отпусков если введен фактический отпуск.

• Не отправлять, если отпуск создан - при установленном флаге, уведомления по созданным отпускам не будут отправляться;
• Не отправлять, если отпуск проведен - при установленном флаге, уведомления по проведенным отпускам не будут отправляться;
• Отправлять всегда - при установленном флаге, уведомления по графику отпусков будут отправляться всегда.

Подписание уведомлений о дате начала отпуска в ЛКС

Чтобы обеспечивать возможность подписания в ЛКС уведомления, необходимо включить галочки "Использовать объекты ЛКС", "Создавать печатные формы КЭДО", "Настроить маршрут подписания", при необходимости "Обязательно для подписания(ЛКС)" (блокировка интерфейса документом уведомления до подписания), выбрать "Вид кадрового события (ЛКС)" в соответствии с требованиями Минтруда.

Использовать объекты ЛКС - включает использование шаблонов писем (ЛКС), возможности подписания.

Создавать печатные формы КЭДО - в этом случае по печатной форме сотрудника будет сформирована печатная форма ЛКС и отправлена в ЛКС. Макет ПФ может быть только в MXL (для корректной конвертации в PDF-1A).

Маршрут подписания = маршрут который будет использоваться при подписании ПФ.

Шаблон письма для сотрудника и оповещаемых выбирается из справочника лкс Шаблоны сообщений.

В ЛКС добавлены назначения сообщений и предопределенные шаблоны писем.