Настройка рассылки отпусков по графику сотрудника
Доступ к настройке расписания в рассылке доступен через функционал дополнительных отчетов и обработок или раздел Кадры - Дополнительные обработки - Открыть обработку рассылка уведомлений по графику отпусков.
Общие настройки
Вид адреса электронной почты. Выбор доступен из видов контактной информации справочника "Физические лица". В зависимости от выбора, почта для отправки будет заполняться из указанного реквизита. Как при автоматической рассылке, так и при ручной.
Доп реквизит ФИО на английском. Выбор доступен из любых дополнительных реквизитов всех объектов системы. Значение реквизита для сотрудника будет возвращаться в том месте печатной формы, где в её шаблоне указан параметр Сотрудник_Англ
Доп реквизит Должность на английском. Выбор доступен из любых дополнительных реквизитов всех объектов системы. Значение реквизита для сотрудника будет возвращаться в том месте печатной формы, где в её шаблоне указан параметр ДолжностьСотрудника_Англ
Варианты рассылки уведомлений отпусков по графику сотрудника:
1. Рассылка отпусков в ручном режиме:
Для списка сотрудников, у которых отпуска по графику начинаются в том периоде, который выбран на вкладке "Рассылка" - Период. К примеру, если указан период "Следующий месяц", то табличная часть заполняется всеми сотрудниками, у которых по графику отпуск попадает в заданный период.
По кнопке "Выполнить рассылку" выполняется рассылка всем сотрудникам из списка.
По кнопке "Отправить уведомление" табличной части можно отправить уведомления каждому сотруднику.
2. Рассылка по заданному расписанию:
Ежедневно за определенное количество дней до начала отпуска, которое указывает в поле "Отправлять за ... дней до отпуска", будет выполнена рассылка с уведомлением об отпуске по графику.
После настройки расписания для сохранения изменений необходимо нажать на кнопку "Сохранить настройки рассылки".
ВАЖНО! Возможно выбрать список дней за сколько дней до отпуска отправляем, если рассылка ежедневная
ВАЖНО! При настройке "Рассылка по заданному расписанию" в разбивке по дням , за сколько необходимо отправлять уведомление, необходимо отключить настройку "Объединять непрерывные периоды", так как с включенной настройкой рассылка будет отправлена только один раз , за большее количество дн.
3. Дополнительные получатели рассылки.
На вкладке "Получатели рассылки" можно указать конкретное физическое лицо, которому будет направлен реестр по отпускам сотрудников в зависимости от отбора, который указан в табличной части.
Реализована возможность отправки уведомлений по всей компании, подразделению или физическому лицу.
После внесения всех необходимых данных обязательно нажать на кнопку "Сохранить настройки рассылки".
4. Шаблоны рассылки
Шаблон письма для сотрудника
Заполняется шаблон письма для уведомления сотрудника. Вместо параметров, указанных в квадратных скобках, будут подставлены соответствующие сотруднику значения.
После изменения нудно нажать кнопку "Сохранить настройки рассылки"
Шаблон для оповещаемых
Заполняется шаблон письма для уведомления сотрудников, указанных на закладке "Получатели рассылки". Вместо параметров, указанных в квадратных скобках, будут подставлены соответствующие сотруднику значения.
После изменения нудно нажать кнопку "Сохранить настройки рассылки"
Шаблоны печатных форм
Если переключатель в положении "Нет", состав файлов-вложений будет определяться на основании табличной части. В нее можно добавлять любое количество WORD-шаблонов. Например, предварительно заполненное заявление на отпуск:
Файл: Заявление на отпуск.docx
Для выполнения автоматической рассылки ОБЯЗАТЕЛЬНО настроить расписание отправки каждый день и время рассылки!
Объединение непрерывных периодов отпуска
Настройка "Объединение непрерывных периодов отпуска" :
Если настройка включена , то несколько подряд периодов отпусков будут объединены и будет выполнена одна рассылка по объединенным периодам без разбивки.
Если настройка выключена , то несколько подряд периодов отпусков не будут объединены и рассылка будет выполнена по всем указанным периодам по очереди.
ВАЖНО! Для сохранения изменений необходимо нажать "Сохранить настройки загрузки".
Пример:
Кто из руководителей получит рассылку?
В рассылке есть колонка "Руководитель", где можно увидеть того руководителя кому должны отправиться уведомления.
Настройки рассылки уведомлений по графику отпусков
Доступны настройки рассылки уведомлений по графику отпусков если введен фактический отпуск.
Не отправлять, если отпуск создан - при установленном флаге, уведомления по созданным отпускам не будут отправляться;
Не отправлять, если отпуск проведен - при установленном флаге, уведомления по проведенным отпускам не будут отправляться;
Отправлять всегда - при установленном флаге, уведомления по графику отпусков будут отправляться всегда.
Подписание уведомлений о дате начала отпуска в ЛКС
Чтобы обеспечивать возможность подписания в ЛКС уведомления, необходимо включить галочки "Использовать объекты ЛКС", "Создавать печатные формы КЭДО", "Настроить маршрут подписания", при необходимости "Обязательно для подписания(ЛКС)" (блокировка интерфейса документом уведомления до подписания), выбрать "Вид кадрового события (ЛКС)" в соответствии с требованиями Минтруда.
Использовать объекты ЛКС - включает использование шаблонов писем (ЛКС), возможности подписания.
Создавать печатные формы КЭДО - в этом случае по печатной форме сотрудника будет сформирована печатная форма ЛКС и отправлена в ЛКС. Макет ПФ может быть только в MXL (для корректной конвертации в PDF-1A).
Маршрут подписания = маршрут который будет использоваться при подписании ПФ.
Шаблон письма для сотрудника и оповещаемых выбирается из справочника лкс Шаблоны сообщений.
В ЛКС добавлены назначения сообщений и предопределенные шаблоны писем.
Last updated
