Настройка рассылки отпусков по графику сотрудника
Last updated
Last updated
Доступ к настройке расписания в рассылке доступен через функционал дополнительных отчетов и обработок или раздел Кадры - Дополнительные обработки - Открыть обработку рассылка уведомлений по графику отпусков.
Не отправлять на электронную почту. Реквизит позволяет отключить отправку уведомления по email и оставить только формирование печатной формы для подписания.
Вид адреса электронной почты. Выбор доступен из видов контактной информации справочника "Физические лица". В зависимости от выбора, почта для отправки будет заполняться из указанного реквизита. Как ри автоматической рассылке, так и при ручной.
Срок ответа. Параметр не используется, в дальнейших версиях буте удален.
Объединять непрерывные периоды. Флаг позволяет объединять периоды отпусков одного типа, если они идут друг за другом без разрыва.
Объединять разные виды отпусков. Флаг позволяет объединять периоды отпусков разных типов, если они идут друг за другом без разрыва.
Доп реквизит ФИО на английском. Выбор доступен из любых дополнительных реквизитов всех объектов системы. Значение реквизита для сотрудника будет возвращаться в том месте печатной формы, где в её шаблоне указан параметр Сотрудник_Англ
Доп реквизит Должность на английском. Выбор доступен из любых дополнительных реквизитов всех объектов системы. Значение реквизита для сотрудника будет возвращаться в том месте печатной формы, где в её шаблоне указан параметр ДолжностьСотрудника_Англ
Доп реквизит ФИО на английском. Выбор доступен из любых дополнительных реквизитов всех объектов системы. Значение реквизита для сотрудника будет возвращаться в том месте печатной формы, где в её шаблоне указан параметр Сотрудник_Англ
Если введен фактический отпуск. Определяет действие рассылки по созданному документу Отпуск.
Только одна рассылка для каждого периода отпуска. Позволяет не дублировать уведомления при повторных запусках обработки, если уведомление по какому-либо периоду было отправлено, повторной отправки не будет.
Не прикреплять вложения к письму. При установке данного флага печатая форма не будет прикрепляться к уведомлению email.
Использовать объекты ЛКС. Открывает группу настроек использующих объекты ЛКС:
Отправлять только присоединенным к КЭДО. Рассылка будет выполняться только сотрудникам у которых стоит признак Присоединен к КЭДО в Мониторе подключения сотрудников.
Создавать печатные формы КЭДО. Позволяет кроме почтовой рассылки отправлять сотруднику печатную форму на подпись.
Блокировать приложение(ЛКС). При отправке печатной формы сотруднику, его личный кабинет будет заблокирован, пока сотрудник не подпишет печатную форму.
Выбирать вид печатной формы. Добавляет два вариант настроек для формирования печатной формы:
Если установлено Да- будет возможность выбрать элемент справочника Виды печатных форм и наименование печатной формы, вид кадрового события и маршрут подписания будет браться из выбранного элемента(При этом сам макет печатной формы будет использоваться тот, который указан на вкладке Шаблоны печатных форм).
Если установлено Нет- вид кадрового события и маршрут подписания нужно будет указать самостоятельно, а так же наименование печатной формы всегда будет Произвольный документ на подпись.
Для списка сотрудников, у которых отпуска по графику начинаются в том периоде, который выбран на вкладке "Рассылка" - Период. К примеру, если указан период "Следующий месяц", то табличная часть заполняется всеми сотрудниками, у которых по графику отпуск попадает в заданный период.
По кнопке "Выполнить рассылку" выполняется рассылка всем сотрудникам из списка.
По кнопке "Отправить уведомление" табличной части можно отправить уведомления каждому сотруднику.
2. Рассылка по заданному расписанию:
Ежедневно за определенное количество дней до начала отпуска, которое указывает в поле "Отправлять за ... дней до отпуска", будет выполнена рассылка с уведомлением об отпуске по графику.
После настройки расписания для сохранения изменений необходимо нажать на кнопку "Сохранить настройки рассылки".
ВАЖНО! Возможно выбрать список дней за сколько дней до отпуска отправляем, если рассылка ежедневная
ВАЖНО! При настройке "Рассылка по заданному расписанию" в разбивке по дням , за сколько необходимо отправлять уведомление, необходимо отключить настройку "Объединять непрерывные периоды", так как с включенной настройкой рассылка будет отправлена только один раз , за большее количество дн.
3. Дополнительные получатели рассылки.
На вкладке "Получатели рассылки" можно указать конкретное физическое лицо, которому будет направлен реестр по отпускам сотрудников в зависимости от отбора, который указан в табличной части.
Реализована возможность отправки уведомлений по всей компании, подразделению или физическому лицу.
После внесения всех необходимых данных обязательно нажать на кнопку "Сохранить настройки рассылки".
4. Шаблоны рассылки
Заполняется шаблон письма для уведомления сотрудника. Вместо параметров, указанных в квадратных скобках, будут подставлены соответствующие сотруднику значения.
После изменения нудно нажать кнопку "Сохранить настройки рассылки"
Заполняется шаблон письма для уведомления сотрудников, указанных на закладке "Получатели рассылки". Вместо параметров, указанных в квадратных скобках, будут подставлены соответствующие сотруднику значения.
После изменения нудно нажать кнопку "Сохранить настройки рассылки"
Если переключатель в положении "Нет", состав файлов-вложений будет определяться на основании табличной части. В нее можно добавлять любое количество WORD-шаблонов. Например, предварительно заполненное заявление на отпуск:
Файл: Заявление на отпуск.docx
Настройка "Объединение непрерывных периодов отпуска" :
Если настройка включена , то несколько подряд периодов отпусков будут объединены и будет выполнена одна рассылка по объединенным периодам без разбивки.
Если настройка выключена , то несколько подряд периодов отпусков не будут объединены и рассылка будет выполнена по всем указанным периодам по очереди.
ВАЖНО! Для сохранения изменений необходимо нажать "Сохранить настройки загрузки".
Пример:
В рассылке есть колонка "Руководитель", где можно увидеть того руководителя кому должны отправиться уведомления.
Доступны настройки рассылки уведомлений по графику отпусков если введен фактический отпуск.
Не отправлять, если отпуск создан - при установленном флаге, уведомления по созданным отпускам не будут отправляться;
Не отправлять, если отпуск проведен - при установленном флаге, уведомления по проведенным отпускам не будут отправляться;
Отправлять всегда - при установленном флаге, уведомления по графику отпусков будут отправляться всегда.
Чтобы обеспечивать возможность подписания в ЛКС уведомления, необходимо включить галочки "Использовать объекты ЛКС", "Создавать печатные формы КЭДО", "Настроить маршрут подписания", при необходимости "Обязательно для подписания(ЛКС)" (блокировка интерфейса документом уведомления до подписания), выбрать "Вид кадрового события (ЛКС)" в соответствии с требованиями Минтруда.
Использовать объекты ЛКС - включает использование шаблонов писем (ЛКС), возможности подписания.
Создавать печатные формы КЭДО - в этом случае по печатной форме сотрудника будет сформирована печатная форма ЛКС и отправлена в ЛКС. Макет ПФ может быть только в MXL (для корректной конвертации в PDF-1A).
Маршрут подписания = маршрут который будет использоваться при подписании ПФ.
Шаблон письма для сотрудника и оповещаемых выбирается из справочника лкс Шаблоны сообщений.
В ЛКС добавлены назначения сообщений и предопределенные шаблоны писем.
По умолчанию шаблон выглядит так:
По умолчанию шаблон выглядит так:
Переключатель "Шаблоны печатной формы по умолчанию" отвечает за состав файлов, которые будут приложены к письму-уведомлению для сотрудника.
Если переключатель в положении "Да", сотрудник получит только одно вложение - уведомление в стандартной форме:
