Уведомление о наличии в ЛКС неподписанных документов сотрудников
PreviousУведомления о наличии неподписанных документовNextУведомление о наличии неподписанных документов организацией
Last updated
Last updated
Что нужно, чтобы отправить уведомление сотруднику или его руководителю о наличии в ЛКС неподписанных документов?
для возможности рассылать печатные формы (далее ПФ) в привязке к дате события печатной формы (а не дате формирования) (например: отправить письмо за N дней до отпуска) в виде Печатной формы документа есть настройка Поле "Дата события" !!! Чтобы найти печатную форму, необходимо перейти в ЛК Сотрудника в ЗУП и открыть "Виды печатных форм" в блоке "Настройки приложения".
Поле "Дата события" отражается в самом документе, если его открыть из блока "Документы" ЛК Сотрудника.
В открывшемся документе нужно указать какое поле из документа-основания будет писаться в печатную форму в качестве "Даты события":
для возможности оперативно и достоверно формировать данные о подписании ПФ необходимо воспользоваться отчетами (есть 2 варианта отчета) - отчет выводит информацию кто какие печатные формы подписал, гибко настраивается.
!!! Чтобы найти отчет, необходимо перейти в "Отчеты" ЛК Сотрудника.
В открывшемся отчете с помощью вариантов отбора можно формировать данные для дальнейшего уведомления, понимания общей картины по неподписанным документам.
для возможности создания напоминания о подписании (служебный вариант для настройки наших рассылок) добавлены нетиповые настройки для рассылок отчетов: !!! Чтобы найти "Настройки рассылок уведомлений" необходимо в ЛК Сотрудника открыть "Настройки приложения" и перейти во вкладку "Печатные формы"
В настройках для каждой из рассылок можно переопределить каким образом заполнять получателей (в типовом механизме можно рассылать только тем, кто выбран в самой рассылке в том числе Получатели, нам такое неудобно, т.к. каждый раз вручную неудобно добавлять физлиц при создании).
Есть 4 предопределенных варианта как заполнять (открыть "Вариант получателей рассылки"):
Алгоритмы, как определяется таблица получателей, настраиваются в пользовательском режиме:
В настройку вынесен также текст письма, который будет рассылаться в рассылке (его можно также как в шаблонах писем загрузить из готового html):
!!! Для того, чтобы вставить отчет в текст письма, нужно добавить параметр [ОтчетВТелеПисьма]. Иначе сформированный отчет будет прикреплен как вложение в письмо (формат вложения можно выбрать).
Открыть форму рассылки отчета, нажимая на окошечко рядом с наименованием рассылки отчетов.
Если по рассылке внесена настройка, то текст письма из основной формы не будет отображаться:
Отчет 1:
все неподписанные сотрудником печатные формы на дату формирования
Обязательно ставить "Свой отчет для каждого получателя" и Получатели "Физические лица". !!! Обратить внимание на пометки в зеленых квадратах на скриншоте примера настройки.
ВАЖНО! Если необходимо выбрать конкретного получателя и поле Получатель доступно для изменения , то необходимо:
в поле "Отправлять" изменить вариант выбора на "Отчеты указанным получателям",
в настройке отбора "Исполнитель роли" выполнить "Удалить получателя рассылки",
Затем возможно будет выбрать получателя из выпадающего списка.
Если выпадающий список не доступен , то необходимо перед п.3 выполнить "Записать и закрыть".
На второй вкладке (Расписание) настроить расписание какое нужно, исходя из требований:
На вкладке "Доставка" настроить от кого и тему:
!!! В "Получатели рассылки" добавить хотя бы 1 физлица.
Если нужна рассылка конкретным получателям, то настроить необходимо в списке "Получатели рассылки", выбрать в списке конкретных физлиц, если необходимо отправить всем работающим и т.п., то настроить в регистре "Настройки рассылок уведомлений":
В итоге руководителям придут письма следующим содержанием:
Отчет 2:
все неподписанные сотрудником печатные формы за N дней до Даты события
Например: неподписанные приказы за 3 дня до отпуска:
!!! Обратить внимание на пометки в зеленых квадратах на скриншоте примера настройки.
Остальные настройки аналогичны первому варианту отчета.
В итоге будут отправлены напоминания по ПФ, у которых дата события (то что настроили в виде ПФ) = дата отправки+3 дня:
В предопределенный вариант Напоминания о подписании добавлен фильтр только по тем ПФ, что требуют подписания. Но в тех вариантах отчета, где настроены свои фильтры (например, Напоминания о подписании - КЭДО (да\нет)), там этот фильтр по умолчанию не добавится, надо будет добавить вручную:
Напоминание направляться только руководителю с приоритетом 0, либо при его отсутствии следующему с ролью "Руководитель".