Изменения требований к электронным документам (Приказ Минтруда России № 578н от 20 сентября

Реализована поддержка выгрузки документов по формату, описанному в приказе.

Схема и примеры есть.

Суть изменений в механизме подписания и выгрузки:

1) Подписываемый файл должен храниться в формате PDF/A-1A и имя файла должно быть сформировано по шаблону "[a-zA-Z0-9_]{1,250}.pdf"

2) В архиве выгрузки должно содержаться сам файл, файлы подписи + описание файла.

3) При каждом подписании должно формироваться/обновляться описание подписанного файла в XML

Доработки в ЛКС:

В настройки приложения добавлена дата, с которой начинается формирование документов по данному формату, по умолчанию установлена 01.03.2023:

Также добавлен справочник Классификатор кадровых событий:

В объекты Виды печатных форм, Соглашения и Произвольные документы на подпись добавлены настройки для выгрузки по новому формату:

Шаблон имени файла объекта = шаблон, по которому будет сформировано имя подписываемого объекта, доступен параметр D = дата печатной формы/соглашения, N = номер печатной формы. Если не задан в соглашении или печатной форме, то имя файла будет сформировано транслитом из наименования вида печатной формы/соглашения.

Вид кадрового события = выбор из справочника Классификатор кадровых событий для простановки в опись, если не задано, будет по умолчанию поставлен код 12.999 = Иные документы.

Какие потребуются настройки?

Для локально-нормативных актов организации (в ЛКС это Соглашения и Работа с соглашениями) необходимо:

1. В прочих настройках выбрать вид кадрового события в соответствии с видом документа исходя из логического и законодательного соответствия
2. Заполнить шаблон имении файла объекта, который заполняется в соответсвии с требованиями закона

Polozhenie_ob_oplate_truda_inzhenera_[D]

[D] - дата

Для произвольных документов необходимо:

1. В блоке "Формат выгрузки кадровых событий" добавить значения "Вид кадрового события" и "Шаблон имени файла объекта".

Для кадровых печатных форм, необходимо:

В видах печатных форм, настроить формат выгрузки кадровых событий.

осторожно

Загружаемые файлы должны соответствовать стандарту PDF/A.
В противном случае система выдаст ошибку:

Файлы необходимо конвертировать в формат PDF\A-1a.

к сведению

Если для печатных форм не заполнен блок "Формат выгрузки кадровых событий", шаблон имени файла объекта пустой, то по умолчанию будет сформировано наименование ПФ + дата. Если пустой вид кадрового события, по умолчанию будет 12.999.

Как проверить документ соответствует стандарту PDF/A-1A?

Можно воспользоваться онлайн решениями:

https://avepdf.com/ru/pdfa-validation

Если документ соотвествует стандарту будет сообщение:

https://www.pdf-online.com/osa/validate.aspx

Как преобразовать обычный PDF файл на стандарт PDF/A-1A?

Можно воспользоваться онлайн конвертером:

https://avepdf.com/ru/convert-to-pdfa

Доверять онлайн-решениям или нет — вопрос, который остаётся на стороне пользователя. Во всяком случае к официально признанным программам-валидаторам PDF они не относятся.

Если есть возможность, лучше пользоваться решениями Acrobat Pro.

При подписании сам файл сформируется с именем, согласно шаблону + будет сформирован файл-описание:

При следующем подписании файл будет обновлен и в нем будут добавлены сведения о подписанте и файлах подписи:

При скачивании архива файлов из ЛКС и из 1С будут сформирован комплект документов согласно приказа:

Если в настройках установлен флаг брать информацию о подписанте из файла подписи:

То в файл описи информация также берется из файла подписи, если нет - из данных подписания из базы.

Для соглашений и произвольных документов на подпись необходимо в данных о подписании сотрудниками выводить только информацию по текущему подписанту. Поэтому при формировании описи по таким объектам формируется общая опись + опись по каждому подписавшему сотруднику:

Для этого данные пишутся в регистр лксОписиЭлектронныхДокументов (общий файл без подписанта, файл для отображения конкретному сотруднику - с заполненным подписантом):

Подсистема:

лксФормированиеВыгрузкиЭлектронныхДокументов

Роли на объекты:

лксДобавлениеИзменениеОбъектовВыгрузкиЭлектронныхДокументов

лксЧтениеОбъектовВыгрузкиЭлектронныхДокументов

Роль лксДобавлениеИзменениеОбъектовВыгрузкиЭлектронныхДокументов добавлена в профиль Кадровик ЛКС.