Изменения требований к электронным документам (Приказ Минтруда России № 578н от 20 сентября
Вступление в силу 01.03.2023 г.
Реализована поддержка выгрузки документов по формату, описанному в приказе.
Схема и примеры есть.
Суть изменений в механизме подписания и выгрузки:
1) Подписываемый файл должен храниться в формате PDF/A-1A и имя файла должно быть сформировано по шаблону "[a-zA-Z0-9_]{1,250}.pdf"
2) В архиве выгрузки должно содержаться сам файл, файлы подписи + описание файла.
3) При каждом подписании должно формироваться/обновляться описание подписанного файла в XML
Доработки в ЛКС:
В настройки приложения добавлена дата, с которой начинается формирование документов по данному формату, по умолчанию установлена 01.03.2023:
Также добавлен справочник Классификатор кадровых событий:
В объекты Виды печатных форм, Соглашения и Произвольные документы на подпись добавлены настройки для выгрузки по новому формату:
Шаблон имени файла объекта = шаблон, по которому будет сформировано имя подписываемого объекта, доступен параметр D = дата печатной формы/соглашения, N = номер печатной формы. Если не задан в соглашении или печатной форме, то имя файла будет сформировано транслитом из наименования вида печатной формы/соглашения.
Вид кадрового события = выбор из справочника Классификатор кадровых событий для простановки в опись, если не задано, будет по умолчанию поставлен код 12.999 = Иные документы.
Какие потребуются настройки?
Для локально-нормативных актов организации (в ЛКС это Соглашения и Работа с соглашениями) необходимо:
В прочих настройках выбрать вид кадрового события в соответствии с видом документа исходя из логического и законодательного соответствия
Заполнить шаблон имении файла объекта, который заполняется в соответсвии с требованиями закона
Polozhenie_ob_oplate_truda_inzhenera_[D]
[D] - дата
Для произвольных документов необходимо:
В блоке "Формат выгрузки кадровых событий" добавить значения "Вид кадрового события" и "Шаблон имени файла объекта".
Для кадровых печатных форм, необходимо:
В видах печатных форм, настроить формат выгрузки кадровых событий.
Загружаемые файлы должны соответствовать стандарту PDF/A. В противном случае система выдаст ошибку:
Файлы необходимо конвертировать в формат PDF\A-1a.
Как проверить документ соответствует стандарту PDF/A-1A?
Можно воспользоваться онлайн решениями:
https://avepdf.com/ru/pdfa-validation
Если документ соотвествует стандарту будет сообщение:
https://www.pdf-online.com/osa/validate.aspx
Как преобразовать обычный PDF файл на стандарт PDF/A-1A?
Можно воспользоваться онлайн конвертером:
https://avepdf.com/ru/convert-to-pdfa
Доверять онлайн-решениям или нет — вопрос, который остаётся на стороне пользователя. Во всяком случае к официально признанным программам-валидаторам PDF они не относятся.
Если есть возможность, лучше пользоваться решениями Acrobat Pro.
При подписании сам файл сформируется с именем, согласно шаблону + будет сформирован файл-описание:
При следующем подписании файл будет обновлен и в нем будут добавлены сведения о подписанте и файлах подписи:
При скачивании архива файлов из ЛКС и из 1С будут сформирован комплект документов согласно приказа:
Если в настройках установлен флаг брать информацию о подписанте из файла подписи:
То в файл описи информация также берется из файла подписи, если нет - из данных подписания из базы.
Для соглашений и произвольных документов на подпись необходимо в данных о подписании сотрудниками выводить только информацию по текущему подписанту. Поэтому при формировании описи по таким объектам формируется общая опись + опись по каждому подписавшему сотруднику:
Для этого данные пишутся в регистр лксОписиЭлектронныхДокументов (общий файл без подписанта, файл для отображения конкретному сотруднику - с заполненным подписантом):
Подсистема:
лксФормированиеВыгрузкиЭлектронныхДокументов
Роли на объекты:
лксДобавлениеИзменениеОбъектовВыгрузкиЭлектронныхДокументов
лксЧтениеОбъектовВыгрузкиЭлектронныхДокументов
Роль лксДобавлениеИзменениеОбъектовВыгрузкиЭлектронныхДокументов добавлена в профиль Кадровик ЛКС.
Last updated