Формирование документов к подписанию по отчетам

Обработка Формирование документов к подписанию по отчетам создает для сотрудников документы в формате PDF из отчетов 1С и отправляет их по настроенному маршруту подписания. Например, с ее помощью можно сформировать расчетные листки или табели по форме Т-13.

Перед началом работы администратор должен настроить отчет и вид печатной формы. В список получателей попадут только сотрудники, у которых есть доступ к Личному кабинету.

Как открыть обработку

1. Откройте раздел ЛК Сотрудника.
2. В группе Сервис выберите Формирование документов к подписанию по отчетам.

Рис. 1. Открытие обработки

Формирование по настройкам публикации

Используйте этот вариант, если для отчета заранее настроены дата публикации и период отчета. Например, расчетные листки можно формировать ежемесячно в установленный день.

1. В поле Вид обработки выберите По настройкам публикации.
2. В поле Дата формирования укажите дату, на которую нужно проверить настройки публикации. При открытии формы устанавливается текущая дата.
3. При необходимости раскройте Настройки отбора и ограничьте список сотрудников, организаций или отчетов.
4. Нажмите Заполнить получателей.
5. Проверьте отчет, период и вид печатной формы в заполненной таблице.
6. Оставьте флаг Отправить только у нужных сотрудников. Кнопки с флажками над таблицей позволяют выбрать или снять выбор сразу у всех строк.
7. Нажмите Сформировать документы к подписанию и подтвердите действие.

После завершения обработки появится сообщение с количеством созданных документов.

Рис. 2. Формирование расчетных листков по настройкам публикации

В примере дата формирования совпадает с ранее заданной датой публикации. Период отчета определяется настройками доступности отчета: для расчетного листка на рисунке выбран предыдущий месяц.

Формирование произвольного отчета

Этот вариант позволяет сформировать выбранный отчет за любой период без учета даты публикации. Например, так можно отправить сотрудникам табель по форме Т-13.

1. В поле Вид обработки выберите Произвольная.
2. Укажите Период отчета.
3. Выберите Отчет, например Табель.
4. При необходимости задайте дополнительные отборы.
5. Нажмите Заполнить получателей.
6. Проверьте список и снимите флаг Отправить у сотрудников, которым документ формировать не нужно.
7. Нажмите Сформировать документы к подписанию и подтвердите действие.

Рис. 3. Формирование табеля по форме Т-13 за выбранный период

Проверка повторного формирования

Обработка проверяет, был ли ранее сформирован документ для того же сотрудника, отчета и периода:

• если документа еще нет, флаг Отправить устанавливается автоматически;
• если документ уже существует, флаг снимается, а в колонке Печатная форма отображается ранее созданный документ.

warning

Не устанавливайте флаг повторно у строки с заполненной колонкой Печатная форма, если дубликат документа создавать не требуется.

Созданные документы можно контролировать в разделе ЛК Сотрудника → Документы. Порядок и участники подписания, а также блокировка Личного кабинета определяются настройками выбранного вида печатной формы.