Изменения требований к электронным документам (Приказ Минтруда России № 578н от 20 сентября

Вступление в силу 01.03.2023 г.

Реализована поддержка выгрузки документов по формату, описанному в приказе.

Схема и примеры есть.

Суть изменений в механизме подписания и выгрузки:

1) Подписываемый файл должен храниться в формате PDF/A-1A и имя файла должно быть сформировано по шаблону "[a-zA-Z0-9_]{1,250}.pdf"

2) В архиве выгрузки должно содержаться сам файл, файлы подписи + описание файла.

3) При каждом подписании должно формироваться/обновляться описание подписанного файла в XML

Какие потребуются настройки?

Для локально-нормативных актов организации (в ЛКС это Соглашения и Работа с соглашениями) необходимо:

  1. В прочих настройках выбрать вид кадрового события в соответствии с видом документа исходя из логического и законодательного соответствия

  2. Заполнить шаблон имении файла объекта, который заполняется в соответсвии с требованиями закона

Polozhenie_ob_oplate_truda_inzhenera_[D]

[D] - дата

Для произвольных документов необходимо:

  1. В блоке "Формат выгрузки кадровых событий" добавить значения "Вид кадрового события" и "Шаблон имени файла объекта".

Для кадровых печатных форм, необходимо:

В видах печатных форм, настроить формат выгрузки кадровых событий.

Если для печатных форм не заполнен блок "Формат выгрузки кадровых событий", шаблон имени файла объекта пустой, то по умолчанию будет сформировано наименование ПФ + дата. Если пустой вид кадрового события, по умолчанию будет 12.999.

Как проверить документ соответствует стандарту PDF/A-1A?

Можно воспользоваться онлайн решениями:

https://avepdf.com/ru/pdfa-validation

Если документ соотвествует стандарту будет сообщение:

https://www.pdf-online.com/osa/validate.aspx

Как преобразовать обычный PDF файл на стандарт PDF/A-1A?

Можно воспользоваться онлайн конвертером:

https://avepdf.com/ru/convert-to-pdfa

Доверять онлайн-решениям или нет — вопрос, который остаётся на стороне пользователя. Во всяком случае к официально признанным программам-валидаторам PDF они не относятся.

Если есть возможность, лучше пользоваться решениями Acrobat Pro.

Last updated