Изменения требований к электронным документам (Приказ Минтруда России № 578н от 20 сентября

Реализована поддержка выгрузки документов по формату, описанному в приказе.

Схема и примеры есть.

Суть изменений в механизме подписания и выгрузки:

1) Подписываемый файл должен храниться в формате PDF/A-1A и имя файла должно быть сформировано по шаблону "[a-zA-Z0-9_]{1,250}.pdf"

2) В архиве выгрузки должно содержаться сам файл, файлы подписи + описание файла.

3) При каждом подписании должно формироваться/обновляться описание подписанного файла в XML

Какие потребуются настройки?

Для локально-нормативных актов организации (в ЛКС это Соглашения и Работа с соглашениями) необходимо:

1. В прочих настройках выбрать вид кадрового события в соответствии с видом документа исходя из логического и законодательного соответствия
2. Заполнить шаблон имении файла объекта, который заполняется в соответсвии с требованиями закона

Polozhenie_ob_oplate_truda_inzhenera_[D]

[D] - дата

Для произвольных документов необходимо:

1. В блоке "Формат выгрузки кадровых событий" добавить значения "Вид кадрового события" и "Шаблон имени файла объекта".

Для кадровых печатных форм, необходимо:

В видах печатных форм, настроить формат выгрузки кадровых событий.

осторожно

Загружаемые файлы должны соответствовать стандарту PDF/A.
В противном случае система выдаст ошибку:

Файлы необходимо конвертировать в формат PDF\A-1a.

к сведению

Если для печатных форм не заполнен блок "Формат выгрузки кадровых событий", шаблон имени файла объекта пустой, то по умолчанию будет сформировано наименование ПФ + дата. Если пустой вид кадрового события, по умолчанию будет 12.999.

Как проверить документ соответствует стандарту PDF/A-1A?

Можно воспользоваться онлайн решениями:

https://avepdf.com/ru/pdfa-validation

Если документ соотвествует стандарту будет сообщение:

https://www.pdf-online.com/osa/validate.aspx

Как преобразовать обычный PDF файл на стандарт PDF/A-1A?

Можно воспользоваться онлайн конвертером:

https://avepdf.com/ru/convert-to-pdfa

Доверять онлайн-решениям или нет — вопрос, который остаётся на стороне пользователя. Во всяком случае к официально признанным программам-валидаторам PDF они не относятся.

Если есть возможность, лучше пользоваться решениями Acrobat Pro.